Die meisten Freiberufler haben kein Problem mit dem Zeitmanagement. Sie haben ein Problem mit der Zeiteinteilung.

Du bist voll ausgebucht, aber dein Bankkonto spiegelt das nicht wider. Du arbeitest ununterbrochen, aber die Zahlen gehen nicht auf. Du wachst auf, schaust auf deinen Kalender und denkst: „Wie bin ich hier gelandet?“

Du bist nicht schlecht im Zeitmanagement; das Problem ist, wofür du diese Stunden verwendest.

Du beantwortest Slack-Nachrichten, die Projekte nicht voranbringen. Du verbringst drei Stunden damit, Kundenunterlagen zu formatieren, während die eigentliche Strategiearbeit nur eine Stunde gedauert hat. Du bist gerade bei deinem fünften „kurzen Anruf“ des Tages, der ursprünglich nicht im Aufgabenumfang enthalten war. Du verbringst den Dienstagnachmittag damit, ein neues Projektmanagement-Tool zu erlernen, obwohl dein aktuelles System einwandfrei funktioniert.

Das sind keine Fehler im Zeitmanagement. Es sind Fehler bei der Zeiteinteilung.

Deine besten Stunden fließen oft in „0-Dollar-Arbeit“: Arbeit, die keinen Umsatz generiert, keine Systeme aufbaut und dein Unternehmen keinen Schritt voranbringt. Arbeit, die dich beschäftigt hält, aber pleite macht. Arbeit, die dir früher Energie gegeben hat, dich jetzt aber nur noch erschöpft.

Woher ich das weiß? Ich habe das selbst erlebt. 

Früher habe ich meine Tage daran gemessen, wie viele Dinge ich von meiner To-do-Liste streichen konnte.

Eines Tages schaute ich mir alles an, was ich in dieser Woche erledigt hatte, und fragte mich: „Was hat mir das eigentlich eingebracht?“

Die Antwort war brutal. Die Hälfte davon brachte null Dollar ein. Und die Dinge, die tatsächlich etwas bewirken konnten? Die wurden jeden Tag ganz nach unten geschoben.

Also habe ich einen Prozess entwickelt. Eine einfache Bestandsaufnahme, die mir endlich zeigte, wohin meine Zeit floss und was sie wert war. Ich habe einen On-Demand-Workshop zu diesem System entwickelt, der „$1K Time Audit“ heißt. Hier ist ein kleiner Einblick in den Prozess. 

Teile deine Arbeit in zwei Kategorien auf

Bevor du irgendetwas prüfen kannst, musst du verstehen, dass freiberufliche Arbeit in zwei verschiedene Kategorien fällt:

Arbeiten IN deinem Unternehmen (auch bekannt als Kundenaufträge): die Ergebnisse, die Telefonate, die Überarbeitungen, alles, was du direkt für Kunden tust.

Arbeit AN Ihrem Unternehmen (auch bekannt als alles andere): Verwaltung, Systeme, Marketing, Strategie – die Arbeit, die Ihr Unternehmen am Laufen hält, aber nicht unmittelbar mit einem Gehaltsscheck verbunden ist.

Die meisten Freiberufler achten nur auf die erste Kategorie. Die Arbeit AN Ihrem Unternehmen im Blick zu behalten, ist eine der wichtigsten Veränderungen in Ihrer Denkweise, die Sie vornehmen müssen, wenn Sie ein nachhaltiges Unternehmen führen wollen und kein „Auftragskaninchen“, das alles an den Meistbietenden verkauft. 

Erstellen Sie Ihr Bewertungssystem

So kategorisieren Sie die Arbeit, die Sie IN Ihrem Unternehmen (für Kunden) leisten:

Die 0-Dollar-Arbeit: Das ist das, was ich „BS-Arbeit“ nenne – Arbeit, die keinen Umsatz generiert, aber Stunden verschlingt:

• Übererfüllung von Aufgaben, um die der Kunde nicht gebeten hat
• Mikromanagement (ständige Status-Updates, Änderungen außerhalb des Auftragsumfangs)
• Zwischen 10 verschiedenen Projekten an einem einzigen Tag hin- und herwechseln
• „Leiden und Qualen“ (z. B. schlaflose Nächte wegen E-Mails von Kunden, der Umgang mit schwierigen Kunden, die Ihre Energie rauben)

Die 50-100-Dollar-Arbeit: Das ist das „Goldilocks-Problem“: Arbeit, die entweder zu anspruchsvoll oder zu einfach ist:

Zu anspruchsvoll: Du bist noch nicht besonders gut darin, daher dauert es länger und bringt dem Kunden weniger Nutzen. Vielleicht hast du etwas übernommen, das außerhalb deiner Komfortzone liegt, oder du baust gerade eine neue Fähigkeit auf.

Zu einfach: Du beherrschst es so gut, dass es dir in Fleisch und Blut übergegangen ist. Jemand anderes könnte es wahrscheinlich schneller oder billiger erledigen. Du bist wirklich gut darin, aber wenn es in deinem Kalender auftaucht, denkst du: „Nicht schon wieder.“

Die Arbeit für über 500 $: Das ist deine Superkraft:

• Für alle anderen wirkt es wie Raketenwissenschaft, aber du kannst es instinktiv
• Sie sind dabei doppelt so schnell wie alle anderen
• Es ist immer noch herausfordernd genug, dass du es tatsächlich gerne machst

Nun, hier ist der große Vorbehalt: Unsere Unternehmen werden immer eine Kombination aus allen drei Ebenen sein, weil wir uns weiterentwickeln, während wir lernen. Was einst deine Superkraft war, ist vielleicht in einem Jahr deine 50-Dollar-Arbeit. Was „zu hoch“ war, wird zu deiner Superkraft. Der Schlüssel liegt darin, aufmerksam zu sein, damit du nicht in einem Geschäft feststeckst, das du mittlerweile hasst.

Und dann gibt es Dinge, die wir tun, die unbezahlbar sind, wie zum Beispiel, für Kunden und Kollegen von Mensch zu Mensch da zu sein: eine Dankeskarte schicken, einen Kollegen bei einem Problem beraten und deinem besten Kunden ein Geschenk kaufen, wenn er Aufmunterung braucht. Es dreht sich nicht alles um Geld, und eine Stunde, die man hier investiert, ist oft mehr wert als alles andere. 

Bewerten Sie Ihre geschäftliche Arbeit anders

Für die Arbeit, die du AN deinem Unternehmen leistest, ändern sich die Kriterien. Nutze diese Kategorien:

Verwaltung: Kann jemand anderes das besser, schneller oder kostengünstiger erledigen?

Systeme: Lösen Sie echte oder theoretische Probleme? Bauen Sie Dinge auf, die die zukünftige Arbeit effizienter machen, oder schieben Sie Dinge auf, indem Sie Dinge „reparieren“, die gar nicht kaputt sind?

Netzwerken/Marketing: Probieren Sie Dinge wahllos aus oder setzen Sie klare, zielgerichtete Strategien um, die auf Ihren Erfahrungen basieren?

Strategie: Refleksierst du darüber, was tatsächlich funktioniert hat, und setzt dir kurzfristige Ziele, oder kopierst du einfach, was du auf Pinterest gesehen hast?

Hier ein persönliches Beispiel: Ich erledige meine gesamte Buchhaltung selbst. Ich kümmere mich um meine gesamte Rechnungsstellung und ich liebe es. Aber es gibt da eine Grenze: Im Moment habe ich genug Zeit dafür und ich bin ziemlich gut darin, was bedeutet, dass ich schnell und effektiv bin. Es könnte ein Tag kommen, an dem das für mein Unternehmen nicht mehr zutrifft, was bedeutet, dass ich eine andere Entscheidung treffen muss. 

Das fällt anders aus, wenn man zugibt, dass man die Buchhaltung liebt, als wenn man sich mit aller Kraft durchkämpft, weil man denkt, man „sollte“ sie selbst erledigen.

Entwickle DEINE Kriterien (nicht meine)

Hier bleiben die meisten Menschen stecken: Sie versuchen, das Rahmenwerk eines anderen genau so anzuwenden, wie es geschrieben steht.

Eine Teilnehmerin fragte: „Was ist, wenn etwas meine Superkraft ist und ich gut darin bin, es mir aber keinen Spaß macht?“

Ich riet ihr, es in die Kategorie „zu gering“ einzuordnen. Denn wenn du deine ganze Zeit mit Aufgaben verbringst, die über 500 Dollar einbringen, die du aber hasst, was bringt das dann?

Ein anderer Teilnehmer konnte einen Großteil seiner Kundenaufträge nicht einordnen: „Es kostet mich viel Zeit, mehr als mir lieb ist, aber es ist wertvoll für meine Kunden und es ist nicht unbedingt etwas, das ich zu 100 % gerne mache.“

Das ist die chaotische Realität der freiberuflichen Arbeit, die Produktivitätsratschläge nicht berücksichtigen: Manchmal ist das, womit man am meisten Geld verdient, nicht das, was man am besten kann, und es ist definitiv nicht das, was man am meisten liebt.

Bei diesem Rahmen geht es nicht um einfache Kategorisierung. Es geht darum, eigene Kriterien zu entwickeln – Kompetenzniveau, Vorlieben, Wert für den Kunden, BS-Level – und dann ehrlich zu sein, was man sieht.

Überprüfe deine tatsächliche Woche (nicht deine ideale Woche)

Schau dir deinen Kalender an. Schau dir die letzte Woche an oder wähle eine repräsentative Woche aus, die zeigt, was du normalerweise tust.

Listen Sie alles auf. Und ich meine wirklich alles:

• Kunden-Deliverables
• E-Mails und Slack-Nachrichten
• Administrative Aufgaben
• Die zwei Stunden, die du damit verbracht hast, ein neues Projektmanagement-Tool zu lernen, obwohl deine Tabelle doch gut funktioniert
• Die Sache, die du seit drei Wochen auf deiner To-do-Liste hin- und herschiebst

Bewerten Sie nun jede Aufgabe anhand Ihrer Kriterien, und Sie werden Muster erkennen:

• 50 % deiner Woche bestehen vielleicht aus Arbeit, die dir nichts einbringt
• Dinge, die du früher geliebt hast, sind jetzt nur noch „neutral“
• Du verbringst deine wertvollste Zeit mit Arbeit, die jemand anderes billiger erledigen könnte
• Du schiebst die eigentliche Strategie auf, indem du theoretische Probleme löst

Identifiziere die versteckten 0-Dollar-Aufgaben

Am schwersten zu erkennen sind die unsichtbaren Zeitfresser, die nicht in deinem Kalender auftauchen.

Um diese zu finden, musst du vielleicht über deinen Kalender hinausschauen:

• Ihre Aufgabenliste
• Dein Posteingang
• Ihre Slack-Aktivitäten
• Wie oft du heute deine E-Mails gecheckt hast
• Die „schnelle Kundenbearbeitung“, die drei Stunden gedauert hat

Das sind die Dinge, die nichts kosten, sich aber einschleichen und die du erst bemerkst, wenn du tatsächlich hinschaust.

Entscheiden Sie, was sich ändern muss

Sobald du erkannt hast, was sich ändern muss, hast du vier Optionen:

1. Lassen Sie es sein: Was wäre, wenn Sie einfach damit aufhören würden?

Anfang dieses Jahres habe ich meinen Podcast eingestellt. Das hat mir jede Woche mehrere Stunden Zeit gespart. Aber es hatte auch Konsequenzen: Das war einer meiner wichtigsten Content-Quellen. Ich musste mir andere Wege überlegen, um Inhalte für mein Publikum zu produzieren.

2. Es einschränken: Setze Grenzen.

Überprüfen Sie Ihre E-Mails dreimal am Tag statt 15 Mal. Bündeln Sie Kundenanrufe auf bestimmte Tage. Seien Sie nicht mehr rund um die Uhr auf Slack erreichbar.

3. Strukturieren Sie es: Bauen Sie Systeme auf, um es effizienter zu gestalten.

Früher habe ich jede Woche manuell E-Mails für ein Projekt verschickt. Dann habe ich eine Automatisierung eingerichtet. Diese Aufgabe hat sich von einer Stunde pro Woche auf eine Minute reduziert. Habe ich dem Kunden weniger in Rechnung gestellt? Nein. Es ist ein Pauschalvertrag. Ich liefere immer noch denselben Wert, ich mache es nur besser, schneller und kostengünstiger für mich selbst.

4. Lagern Sie es aus: Wenn jemand es besser, schneller oder kostengünstiger erledigen kann, delegieren Sie.

Aber hier ist der Punkt: Keine dieser Maßnahmen ist für sich genommen eine Wunderwaffe.

Erkennen Sie, dass dies nicht einfach ist

Was in den meisten Produktivitätsratschlägen übersehen wird: Diese Arbeit ist nuanciert.

Ein Teilnehmer des Live-Workshops „$1K Time Audit“ teilte etwas mit, das wahrscheinlich auch auf Sie zutrifft: „Ich habe etwas vor mir, das mittleren bis hohen Aufwand und mittleren Wert hat. Es bringt mir ordentlich Geld ein, aber es ist verdammt viel Arbeit und es erschöpft mich. Wo ordne ich das ein?“

Ich führte sie durch die Anwendung zusätzlicher Kriterien: Was ist der Wert für Ihren Kunden? Was ist der Wert für Ihr Geschäftsmodell?

Er erkannte: „Das ist meine größte Aufgabe. Sie passt nicht einmal wirklich in mein Geschäftsmodell.“

Das ist keine Erkenntnis, die dazu führt, dass man morgen damit aufhört. Aber es IST eine Information, die dir hilft, in Zukunft bessere Entscheidungen zu treffen.

Die Welleneffekte verstehen

Was die Sache kompliziert macht: Jede Entscheidung darüber, wie du deine Zeit verbringst, hat Auswirkungen auf dein gesamtes Unternehmen.

Deshalb nutze ich das „Sustainable Scale Framework“ als Grundlage, um all dies in Einklang zu bringen: 

• Arbeit (Strategie + Systeme)
• Wert (Gewinn + Wert)
• Weisheit (Kunden + Dienstleistungen)

Wenn du eine Sache änderst, wirkt sich das auf alles andere aus.

Wenn Sie beschließen, keine „zu niedrige“ Arbeit mehr anzunehmen, könnte das bedeuten:

• Ihre Preise zu erhöhen (Preisänderung)
• Eine Änderung Ihrer Zielgruppe (Kundenwechsel)
• Deine Pakete neu zu strukturieren (Umstrukturierung des Geschäftsmodells)
• Jemanden einzustellen (Kapazitätsverschiebung)
• Neue Grenzen setzen (Beziehungsverschiebung)

Es handelt sich nicht um eine einfache Checkliste nach dem Motto „Lass es sein, schränke es ein, strukturiere es oder lagere es aus“. Jede Entscheidung stellt eine Wahl dar, die sich auf deine Preisgestaltung, dein Geschäftsmodell, die Art deiner Kunden, deine Kapazitäten, deine Grenzen – einfach auf alles – auswirken kann.

Was als Nächstes kommt

Ein Teilnehmer fasste es so zusammen: „Das Rahmenkonzept gefällt mir sehr gut. Ich habe das Gefühl, dass ich etwa drei- bis viermal so viel Zeit benötigen würde, um jeden dieser Schritte tatsächlich umzusetzen. Ich hätte am liebsten sechs Exemplare davon, damit ich es etwa alle zwei Monate oder so durcharbeiten kann.“

Dies ist keine einmalige Übung. Es ist eine regelmäßige Praxis, denn Ihr Unternehmen verändert sich ständig. Was Sie früher geliebt haben, könnte Ihnen mittlerweile gleichgültig sein. Und was sich jetzt neutral anfühlt, könnte wieder zu etwas werden, das Sie lieben, sobald Sie die Rahmenbedingungen ändern.

Es geht nicht darum, einen perfekten Kalender zu erstellen, in dem jede Stunde mit Arbeit gefüllt ist, die du liebst und die dir 500 Dollar oder mehr einbringt. Es geht darum, nicht eines Tages aufzuwachen und vier Stunden Arbeit in deinem Kalender zu sehen, bei denen du denkst: „Wie bin ich hier gelandet? Das will ich nicht machen.“

Es geht darum, bewusste Entscheidungen über Ihr Geschäftsmodell zu treffen, anstatt nur auf das zu reagieren, was in Ihrem Posteingang landet.

Bei der Überprüfung geht es nicht darum, mehr Produktivität aus deinem Tag herauszupressen. Es geht darum, Zeit für einkommensschaffende Arbeit und den Rest deines Lebens zurückzugewinnen.

Denn was bringt es, ein eigenes Unternehmen zu führen, wenn es dich führt?

Dieser Beitrag erschien ursprünglich auf Sarah Durans Website Fruition Initiatives.