У більшості фрілансерів проблема не в управлінні часом, а в його розподілі.

У вас повний графік, але ваш банківський рахунок цього не відображає. Ви постійно працюєте, але цифри не сходяться. Ви прокидаєтеся, дивитеся на календар і думаєте: «Як я до цього дійшов?»

Ви не погано керуєте часом; проблема в тому, на що ви витрачаєте ці години.

Ви відповідаєте на повідомлення в Slack, які не просувають проекти вперед. Ви три години форматуєте результати роботи для клієнта, тоді як власне розробка стратегії зайняла лише одну. Ви вже на п'ятому «швидкому дзвінку» за день, який не входив у початковий обсяг робіт. Ви витрачаєте вівторок після обіду на вивчення нового інструменту управління проектами, хоча ваша поточна система працює чудово.

Це не провали в управлінні часом. Це провали в розподілі часу.

Ваші найкращі години часто йдуть на роботу, яка не приносить ніякого прибутку: роботу, яка не генерує доходу, не створює систем і не просуває ваш бізнес ні на крок вперед. Роботу, яка тримає вас зайнятими, але збідненими. Роботу, яка раніше надихала вас, а тепер лише виснажує.

Звідки я це знаю? Я сам це пережив. 

Раніше я оцінював свої дні за кількістю справ, які я викреслював зі свого списку.

Одного дня я подивився на все, що зробив за той тиждень, і запитав: «Що це мені насправді принесло?»

Відповідь була жорстокою. Половина з цього не принесла жодного долара. А те, що могло б насправді щось змінити? Це щодня відсували на другий план.

Тому я розробив процес. Простий аудит, який допоміг мені нарешті побачити, куди йде мій час і чого він вартий. Я створив семінар на замовлення про цю систему під назвою «Аудит часу на 1000 доларів». Ось короткий огляд цього процесу. 

Розділіть свою роботу на дві категорії

Перш ніж проводити аудит, потрібно зрозуміти, що робота фрілансера поділяється на дві окремі категорії:

Робота В вашому бізнесі (тобто робота з клієнтами): результати, дзвінки, правки — все, що ви робите безпосередньо для клієнтів.

Робота НАД вашим бізнесом (тобто все інше): адміністрування, системи, маркетинг, стратегія, робота, яка підтримує функціонування вашого бізнесу, але не приносить безпосереднього доходу.

Більшість фрілансерів звертають увагу лише на першу категорію. Звертати увагу на роботу НАД своїм бізнесом — це одна з ключових змін у мисленні керівника, яку вам потрібно зробити, якщо ви хочете мати стійкий бізнес, а не бути «зайцем-виконавцем», який продає все тому, хто більше заплатить. 

Створіть свою систему оцінки

Ось як класифікувати роботу, яку ви виконуєте В рамках вашого бізнесу (для клієнтів):

Робота за 0 доларів: це те, що я називаю «дурною» роботою, яка не приносить жодного доходу, але забирає багато часу:

• Виконання завдань, про які клієнт не просив
• Мікроменеджмент (постійні оновлення статусу, редагування, що виходять за межі завдання)
• Переключення між 10 різними проектами протягом одного дня
• «Біль і страждання» (наприклад, безсонні ночі через листи клієнтів, спілкування з важкими клієнтами, які виснажують вашу енергію)

Робота за 50–100 доларів: це «проблема Золотоволоски»: робота, яка є або занадто високою, або занадто низькою:

Занадто складна: ви ще не дуже добре її виконуєте, тому це займає більше часу і приносить менше користі клієнту. Можливо, ви взялися за щось, що виходить за межі вашої компетенції, або ви розвиваєте нові навички.

Занадто низька: Ви опанували її настільки, що вона стала для вас механічною. Хтось інший, ймовірно, міг би зробити це швидше або дешевше. Ви справді добре в цьому розбираєтеся, але коли це з’являється у вашому календарі, ви думаєте: «Тільки не це знову».

Робота вартістю понад 500 доларів: це ваша суперсила:

• Для всіх інших це здається ракетною наукою, але ви можете робити це інстинктивно
• Ви робите це вдвічі швидше, ніж будь-хто інший
• Це все ще достатньо складно, щоб вам дійсно подобалося це робити

Тепер ось велике застереження: наш бізнес завжди буде поєднанням усіх трьох рівнів, бо ми розвиваємося, коли вчимося. Те, що колись було вашою суперсилою, через рік може стати роботою за 50 доларів. Те, що було «занадто високим», стане вашою суперсилою. Головне — бути уважним, щоб не застрягнути в бізнесі, який ви почали ненавидіти.

А ще є речі, які ми робимо і які не мають ціни, наприклад, спілкування з клієнтами та колегами як людина з людиною: надсилання листів подяки, допомога колезі у вирішенні проблеми та купівля подарунка найкращому клієнту, коли йому потрібна підтримка. Не все зводиться до грошей, і година, витрачена на це, часто варта більше за все інше. 

Оцінюйте свою роботу в бізнесі по-іншому

Для роботи, яку ви виконуєте В рамках вашого бізнесу, критерії змінюються. Використовуйте такі категорії:

Адміністрація: чи може хтось інший зробити це краще, швидше або дешевше?

Системи: Ви вирішуєте реальні проблеми чи теоретичні? Ви створюєте речі, які роблять майбутню роботу ефективнішою, чи зволікаєте, «виправляючи» те, що не зламано?

Мережування/маркетинг: Ви випробовуєте речі навмання чи впроваджуєте чіткі, цілеспрямовані стратегії на основі того, що ви навчилися?

Стратегія: Ви аналізуєте, що насправді спрацювало, і ставите короткострокові цілі, чи копіюєте те, що побачили на Pinterest?

Ось особистий приклад: я сам веду всю свою бухгалтерію. Я займаюся всією своєю звітністю, і мені це подобається. Але тут є межа; зараз у мене є достатньо часу, щоб це робити, і я досить добре це роблю, що означає, що я швидкий та ефективний. Може настати день, коли це більше не буде актуально для мого бізнесу, а це означає, що мені доведеться прийняти інше рішення. 

Це сприймається по-різному, коли ви визнаєте, що любите вести бухгалтерію, і коли ви змушуєте себе це робити, бо вважаєте, що «повинні» робити це самостійно.

Створіть СВОЇ критерії (а не мої)

Ось де більшість людей застрягає: вони намагаються використовувати чужу схему точно так, як вона написана.

Одна учасниця запитала: «А що, якщо щось є моєю суперсилою і я в цьому хороша, але мені це не подобається?»

Я порадила їй віднести це до категорії «занадто низько». Адже якщо ви витрачаєте весь свій час на завдання вартістю понад 500 доларів, які вам не подобаються, який у цьому сенс?

Інший учасник не міг класифікувати значну частину своєї роботи з клієнтами: «Це займає у мене багато часу, більше, ніж я хотів би, але це цінно для моїх клієнтів, і це не обов’язково те, що мені подобається робити на 100%».

Це хаотична реальність фрілансерської роботи, яку поради щодо продуктивності не враховують: іноді те, що приносить вам найбільше грошей, не є тим, у чому ви найкращі, і це точно не те, що ви любите найбільше.

Ця система не полягає у простій класифікації. Вона полягає у створенні власних критеріїв — рівень навичок, уподобання, цінність для клієнта, рівень «баламутства» — а потім у чесному ставленні до того, що ви бачите.

Проаналізуйте свій реальний тиждень (а не ідеальний)

Відкрийте свій календар. Подивіться на минулий тиждень або виберіть типовий тиждень, який відображає те, чим ви зазвичай займаєтеся.

Складіть список усього. І я маю на увазі все:

• Результати роботи для клієнтів
• Електронні листи та повідомлення у Slack
• Адміністративні завдання
• Дві години, які ви витратили на вивчення нового інструменту управління проектами, хоча ваша таблиця працює чудово
• Те, що ви вже три тижні переносите у своєму списку справ

Тепер оцініть кожне завдання за вашими критеріями, і ви почнете бачити закономірності:

• 50% вашого тижня може складати робота, яка не приносить доходу
• Те, що раніше вам подобалося, тепер є просто «нейтральним»
• Ви витрачаєте найцінніший час на роботу, яку хтось інший міг би виконати дешевше
• Ви відкладаєте розробку реальної стратегії, вирішуючи теоретичні проблеми

Визначте приховані завдання, які не приносять прибутку

Найважче виявити невидимі фактори, що забирають час, які не відображаються у вашому календарі.

Щоб їх знайти, можливо, доведеться зазирнути за межі календаря:

• Ваш список завдань
• Ваша поштова скринька
• Вашу активність у Slack
• Скільки разів ви перевіряли електронну пошту сьогодні
• «Швидке редагування клієнта», яке зайняло три години

Це ті дрібниці, які коштують 0 доларів, але забирають час, і ви навіть не помічаєте їх, поки не подивитеся уважно.

Визначте, що потрібно змінити

Як тільки ви визначили, що потрібно змінити, у вас є чотири варіанти:

1. Відпустіть це: а що, якби ви просто перестали це робити?

Раніше цього року я припинив вести свій подкаст. Це звільнило кілька годин щотижня. Але це також мало наслідки: це був один із моїх основних джерел контенту. Мені довелося подумати про інші способи створення контенту для моєї аудиторії.

2. Обмежте це: встановіть межі.

Перевіряйте електронну пошту тричі на день замість 15. Збирайте дзвінки клієнтів у певні дні. Припиніть бути доступним у Slack 24/7.

3. Структуруйте це: Створіть системи, щоб зробити це ефективнішим.

Раніше я щотижня вручну надсилав електронні листи щодо проекту. Потім я створив автоматизацію. Ця задача скоротилася з однієї години на тиждень до однієї хвилини. Чи зменшив я рахунок клієнту? Ні. Це контракт із фіксованою ставкою. Я все ще надаю ту саму цінність, просто роблю це краще, швидше і дешевше для себе.

4. Передайте це на аутсорсинг: якщо хтось може зробити це краще, швидше або дешевше, делегуйте це.

Але ось у чому справа: жодна з цих речей окремо не є панацеєю.

Визнайте, що це не просто

Ось що пропускають у більшості порад щодо продуктивності: ця робота має свої нюанси.

Один учасник живого семінару «Аудит часу за 1000 доларів» поділився думкою, яка, ймовірно, актуальна і для вас: «Я розглядаю завдання, яке вимагає середньо-високих зусиль і має середню цінність. Воно приносить мені пристойний заробіток, але це купа роботи, яка мене виснажує. Куди мені це віднести?»

Я провів їх через застосування додаткових критеріїв: Яка цінність для вашого клієнта? Яка цінність для вашої бізнес-моделі?

Вони зрозуміли: «Це моя найбільша робота. Вона навіть не дуже вписується в мою бізнес-модель».

Це не усвідомлення, яке змушує «завтра припинити це робити». Але це інформація, яка допомагає приймати кращі рішення в майбутньому.

Розуміння ефекту доміно

Ось що ускладнює ситуацію: кожне рішення про те, як ви витрачаєте свій час, має ефект доміно на весь ваш бізнес.

Ось чому я використовую «Структуру сталого масштабування» як основу для збалансування всього цього: 

• Робота (стратегія + системи)
• Цінність (прибуток + цінність)
• Мудрість (клієнти + послуги)

Коли ви змінюєте щось одне, це впливає на все інше.

Якщо ви вирішите припинити виконувати «занадто низькооплачувану» роботу, це може означати:

• Підвищення ваших тарифів (зміна ціноутворення)
• Зміну клієнтської бази (зміна клієнтів)
• Реструктуризацію ваших пакетів послуг (зміна бізнес-моделі)
• Найм співробітників (зміна потужностей)
• Встановлення нових меж (зміна відносин)

Це не простий перелік дій на кшталт «відпустити, обмежити, структурувати або передати на аутсорсинг». Кожне рішення — це вибір, який може вплинути на вашу цінову політику, бізнес-модель, типи клієнтів, яких ви обслуговуєте, ваші можливості, ваші межі — на все.

Що далі

Один з учасників підсумував: «Мені дуже подобається ця схема. Мені здається, що мені знадобиться втричі-вчетверо більше часу, щоб фактично виконати кожен із цих кроків. Мені майже хочеться мати шість копій цього, щоб я міг робити це раз на два місяці або щось таке».

Це не одноразове завдання. Це регулярна практика, оскільки ваш бізнес постійно змінюється. Те, що ви колись любили, може стати нейтральним. А те, що зараз здається нейтральним, може знову стати тим, що ви любите, як тільки ви зміните умови навколо нього.

Суть не в тому, щоб скласти ідеальний календар, де кожна година — це робота, яку ви любите, вартістю понад 500 доларів. Суть у тому, щоб одного дня не прокинутися з чотирма годинами роботи у календарі, які змушують вас думати: «Як я тут опинився? Я не хочу цього робити».

Суть полягає в тому, щоб приймати свідомі рішення щодо вашої бізнес-моделі, а не просто реагувати на все, що потрапляє у вашу поштову скриньку.

Аудит не полягає в тому, щоб вичавити більше продуктивності з вашого дня. Він полягає в тому, щоб повернути години для роботи, що приносить дохід, і для решти вашого життя.

Адже який сенс вести власний бізнес, якщо він керує вами?

Цей пост спочатку з'явився на веб-сайті Сари Дюран, Fruition Initiatives.