La plupart des travailleurs indépendants n'ont pas de problème de gestion du temps. Ils ont un problème de répartition du temps.

Votre agenda est plein à craquer, mais votre compte en banque ne le reflète pas. Vous travaillez sans arrêt, mais les chiffres ne concordent pas. Vous vous réveillez en regardant votre agenda et vous vous dites : « Comment en suis-je arrivé là ? »

Ce n'est pas que vous ne savez pas gérer votre temps ; le problème, c'est ce à quoi vous consacrez ces heures.

Vous répondez à des messages Slack qui ne font pas avancer les projets. Vous passez trois heures à mettre en forme les livrables des clients alors que le travail stratégique proprement dit n’en a pris qu’une. Vous en êtes à votre cinquième « appel rapide » de la journée qui ne figurait pas dans le périmètre initial. Vous passez votre mardi après-midi à apprendre un nouvel outil de gestion de projet alors que votre système actuel fonctionne très bien.

Ce ne sont pas des échecs de gestion du temps. Ce sont des échecs d’allocation du temps.

Vos meilleures heures sont souvent consacrées à un travail à 0 $ : un travail qui ne génère aucun revenu, ne construit aucun système et ne fait pas avancer votre entreprise d’un pouce. Un travail qui vous tient occupé mais vous ruine. Un travail qui vous dynamisait autrefois mais qui ne fait plus que vous épuiser.

Comment je le sais ? Je suis passé par là. 

Avant, je mesurais mes journées au nombre de tâches que je rayais de ma liste.

Un jour, j’ai regardé tout ce que j’avais fait cette semaine-là et je me suis demandé : « Qu’est-ce que cela m’a réellement rapporté ? »

La réponse était brutale. La moitié de ces tâches ne rapportait pas un centime. Et les tâches qui auraient pu faire bouger les choses ? Elles étaient reléguées au second plan chaque jour.

J'ai donc mis en place un processus. Un simple audit qui m'a aidé à enfin voir où passait mon temps et ce qu'il valait. J'ai créé un atelier à la demande sur ce système, intitulé « $1K Time Audit ». Voici un aperçu du processus. 

Répartissez votre travail en deux catégories

Avant de pouvoir réaliser un audit, vous devez comprendre que le travail en freelance se divise en deux catégories distinctes :

Travailler DANS votre entreprise (c'est-à-dire le travail pour les clients) : les livrables, les appels, les révisions, tout ce que vous faites directement pour les clients.

Travailler SUR votre entreprise (c'est-à-dire tout le reste) : l'administration, les systèmes, le marketing, la stratégie, le travail qui permet à votre entreprise de fonctionner mais qui n'est pas directement rémunéré.

La plupart des freelances ne s’intéressent qu’à la première catégorie. Prêter attention au travail SUR votre entreprise est l’un des changements de mentalité essentiels que vous devez opérer si vous voulez avoir une activité durable, et non être un simple exécutant qui vend ses services au plus offrant. 

Construisez votre cadre de classement

Voici comment classer le travail que vous effectuez DANS votre entreprise (pour les clients) :

Le travail à 0 $ : C'est ce que j'appelle le travail « bidon » qui ne génère aucun revenu mais vous prend des heures :

• Aller au-delà de ce que le client a demandé
• Être microgéré (mises à jour constantes, modifications hors du cadre du projet)
• Passer d’une tâche à l’autre entre 10 projets différents en une seule journée
• « Souffrances et tourments » (par exemple, rester éveillé à s’inquiéter des e-mails des clients, gérer des clients difficiles qui vous épuisent)

Le travail à 50-100 $ : C'est le « problème de Boucle d'Or » : un travail qui est soit trop exigeant, soit trop facile :

Trop exigeant : vous n’êtes pas encore très doué pour cela, donc cela prend plus de temps et apporte moins de valeur au client. Peut-être avez-vous accepté une tâche qui ne relève pas de votre domaine de compétence, ou vous êtes en train d’acquérir une nouvelle compétence.

Trop facile : vous le maîtrisez à tel point que cela ne demande plus aucun effort. Quelqu’un d’autre pourrait probablement le faire plus rapidement ou à moindre coût. Vous êtes très doué pour cela, mais lorsque cela apparaît dans votre agenda, vous vous dites : « Pas encore ça. »

Le travail à plus de 500 $ : C'est votre super-pouvoir :

• Tout le monde trouve ça compliqué, mais vous le faites instinctivement
• Vous êtes deux fois plus rapide que n’importe qui d’autre
• C'est encore suffisamment stimulant pour que vous aimiez vraiment le faire

Maintenant, voici la grande mise en garde : nos entreprises seront toujours une combinaison des trois niveaux, car nous évoluons à mesure que nous apprenons. Ce qui était autrefois votre super-pouvoir pourrait devenir votre travail à 50 $ dans un an. Ce qui était « trop difficile » deviendra votre super-pouvoir. La clé est d’y prêter attention, afin de ne pas rester coincé dans une entreprise que vous en êtes venu à détester.

Et puis il y a des choses que nous faisons qui n’ont pas de prix, comme être présent en tant qu’être humain pour nos clients et nos collègues : envoyer un mot de remerciement, aider un collègue à résoudre un problème, et offrir un cadeau à votre meilleur client lorsqu’il a besoin d’un petit remontant. Tout ne tourne pas autour de l’argent, et une heure passée ainsi vaut souvent plus que tout. 

Évaluez différemment votre travail au sein de l'entreprise

Pour le travail que vous effectuez SUR votre entreprise, les critères changent. Utilisez ces catégories :

Administration : quelqu’un d’autre peut-il faire cela mieux, plus vite ou à moindre coût ?

Systèmes : résolvez-vous des problèmes réels ou théoriques ? Créez-vous des outils qui rendront le travail futur plus efficace, ou procrastinez-vous en « réparant » des choses qui ne sont pas cassées ?

Réseautage/Marketing : Testez-vous des choses au hasard, ou mettez-vous en œuvre des stratégies claires et ciblées basées sur ce que vous avez appris ?

Stratégie : Réfléchissez-vous à ce qui a réellement fonctionné et fixez-vous des objectifs à court terme, ou copiez-vous ce que vous avez vu sur Pinterest ?

Voici un exemple personnel : je m’occupe moi-même de toute ma comptabilité. Je gère toute ma facturation, et j’adore ça. Mais il y a une limite : pour l’instant, j’ai assez de temps pour le faire, et je suis plutôt douée, ce qui signifie que je suis rapide et efficace. Il se peut qu’un jour, ce ne soit plus le cas pour mon entreprise, ce qui signifie que je devrai prendre une autre décision. 

La situation est différente lorsque vous admettez que vous aimez la comptabilité plutôt que de vous y atteler à contrecœur parce que vous pensez que vous « devriez » le faire vous-même.

Définissez VOS critères (pas les miens)

C'est là que la plupart des gens se retrouvent bloqués : ils essaient d'appliquer le cadre de quelqu'un d'autre à la lettre.

Une participante a demandé : « Et si quelque chose est mon super-pouvoir et que je suis douée pour ça, mais que je n'aime pas ça ? »

Je lui ai dit de la classer dans la catégorie « trop faible ». Car si vous passez tout votre temps à faire des tâches à plus de 500 $ que vous détestez, à quoi ça sert ?

Un autre participant n’arrivait pas à classer une grande partie de son travail pour ses clients : « Ça me prend beaucoup de temps, plus que je ne le voudrais, mais c’est précieux pour mes clients et ce n’est pas forcément quelque chose que j’aime faire à 100 %. »

C'est la réalité complexe du travail en freelance dont les conseils en productivité ne tiennent pas compte : parfois, ce qui vous rapporte le plus d'argent n'est pas ce que vous faites le mieux, et ce n'est certainement pas ce que vous aimez le plus.

Ce cadre ne consiste pas en une simple catégorisation. Il s’agit de créer vos propres critères — niveau de compétence, préférence, valeur pour le client, niveau de conneries — puis d’être honnête sur ce que vous constatez.

Faites le point sur votre semaine réelle (pas votre semaine idéale)

Ouvrez votre agenda. Regardez la semaine dernière, ou choisissez une semaine représentative qui illustre ce que vous faites habituellement.

Faites la liste de tout. Et je veux dire tout :

• Les livrables pour les clients
• E-mails et messages Slack
• Tâches administratives
• Les deux heures que vous avez passées à apprendre un nouvel outil de gestion de projet, même si votre feuille de calcul fonctionne très bien
• Cette tâche que vous repoussez depuis trois semaines sur votre liste de choses à faire

Maintenant, classez chaque tâche selon vos critères et vous commencerez à voir se dessiner des tendances :

• 50 % de votre semaine pourrait être du travail à 0 $
• Les choses que vous aimiez autrefois ne vous laissent plus que « indifférent »
• Vous consacrez vos heures les plus productives à un travail que quelqu'un d'autre pourrait faire à moindre coût
• Vous repoussez l'élaboration d'une véritable stratégie en résolvant des problèmes théoriques

Identifiez le travail « à 0 $ » insidieux

Les éléments les plus difficiles à identifier sont les pertes de temps invisibles qui n’apparaissent pas sur votre agenda.

Pour les repérer, vous devrez peut-être regarder au-delà de votre agenda :

• Votre liste de tâches
• Votre boîte de réception
• Votre activité sur Slack
• Le nombre de fois où vous avez consulté vos e-mails aujourd'hui
• La « modification rapide pour un client » qui vous a pris trois heures

Ce sont ces petites tâches qui ne coûtent rien mais qui s'accumulent, et dont vous ne vous rendez même pas compte jusqu'à ce que vous y regardiez de plus près.

Décidez ce qu’il faut changer

Une fois que vous avez identifié ce qui doit changer, quatre options s’offrent à vous :

1. Laissez tomber : et si vous arrêtiez tout simplement de le faire ?

Au début de l'année, j'ai arrêté mon podcast. Cela m'a libéré plusieurs heures chaque semaine. Mais cela a aussi eu des conséquences : c'était l'un de mes principaux moteurs de contenu. J'ai dû réfléchir à d'autres façons de produire du contenu pour mon public.

2. Limitez-le : fixez-lui des limites.

Consultez vos e-mails trois fois par jour au lieu de 15. Regroupez les appels clients sur des jours spécifiques. Cessez d'être disponible sur Slack 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

3. Structurez-le : mettez en place des systèmes pour le rendre plus efficace.

Avant, j'envoyais manuellement des e-mails pour un projet chaque semaine. Puis j'ai mis en place une automatisation. Cette tâche est passée d'une heure par semaine à une minute. Ai-je facturé moins au client ? Non. C'est un contrat à forfait. Je fournis toujours la même valeur, mais je le fais mieux, plus vite et à moindre coût pour moi-même.

4. Externalisez-la : si quelqu’un peut le faire mieux, plus vite ou à moindre coût, déléguez.

Mais voici le problème : aucune de ces solutions n'est une solution miracle en soi.

Reconnaissez que ce n'est pas simple

Voici ce qui manque dans la plupart des conseils en matière de productivité : ce travail comporte des nuances.

Un participant à l'atelier en direct « $1K Time Audit » a partagé quelque chose qui vaut probablement aussi pour vous : « Je suis face à une tâche qui demande un effort moyen à élevé et qui a une valeur moyenne. Elle me rapporte pas mal d'argent, mais c'est une putain de galère et ça m'épuise. Où est-ce que je la classe ? »

Je les ai guidés pour qu’ils appliquent des critères supplémentaires : quelle est la valeur pour votre client ? Quelle est la valeur pour votre modèle économique ?

Il s’est rendu compte : « C’est ma tâche la plus importante. Elle ne correspond même pas vraiment à mon modèle économique. »

Ce n’est pas une prise de conscience qui vous incite à « arrêter dès demain ». Mais c’est une information qui vous aide à prendre de meilleures décisions à l’avenir.

Comprendre les répercussions

Voici ce qui rend la situation compliquée : chaque décision concernant la façon dont vous passez votre temps a des répercussions sur l’ensemble de votre entreprise.

C'est pourquoi j'utilise le cadre « Sustainable Scale » comme base pour équilibrer tout cela : 

• Travail (stratégie + systèmes)
• Valeur (bénéfice + valeur)
• Sagesse (clients + services)

Lorsque vous changez un élément, cela a un impact sur tout le reste.

Si vous décidez de ne plus accepter de travail « sous-payé », cela pourrait signifier :

• Augmenter vos tarifs (changement de tarification)
• Changer votre clientèle (changement de clientèle)
• De restructurer vos offres (changement de modèle économique)
• Embaucher quelqu'un (changement de capacité)
• De fixer de nouvelles limites (changement de relation)

Il ne s'agit pas d'une simple liste de contrôle consistant à « lâcher prise, limiter, structurer ou externaliser ». Chaque décision représente un choix susceptible d'avoir un impact sur vos tarifs, votre modèle économique, le type de clients que vous servez, votre capacité, vos limites, tout.

Et ensuite ?

Un participant a résumé la situation ainsi : « J'aime beaucoup ce cadre. J'ai l'impression qu'il me faudrait environ trois à quatre fois plus de temps pour mettre en œuvre chacune de ces étapes. J'aimerais presque en avoir six exemplaires pour pouvoir le faire tous les deux mois ou quelque chose comme ça. »

Ce n’est pas un exercice ponctuel. C’est une pratique régulière, car votre entreprise évolue constamment. Ce que vous aimiez autrefois peut devenir neutre. Et ce qui vous semble neutre aujourd’hui peut redevenir quelque chose que vous aimez une fois que vous en aurez modifié les conditions.

Le but n’est pas d’obtenir un agenda parfait où chaque heure correspond à un travail que vous adorez et qui rapporte plus de 500 $. Le but est d’éviter de vous réveiller un jour avec quatre heures de travail dans votre agenda qui vous font penser : « Comment en suis-je arrivé là ? Je ne veux pas faire ça. »

L'objectif est de prendre des décisions conscientes concernant votre modèle d'entreprise au lieu de simplement réagir à tout ce qui atterrit dans votre boîte de réception.

L'audit ne vise pas à tirer davantage de productivité de votre journée. Il s'agit de récupérer des heures pour le travail générateur de revenus et le reste de votre vie.

Car à quoi bon diriger votre propre entreprise si c'est elle qui vous dirige ?

Cet article a initialement été publié sur le site web de Sarah Duran, Fruition Initiatives.