Податкова служба США (IRS) опублікувала оновлені стандартні ставки за пробіг на 2026 рік, і для фрілансерів це сталося як не можна вчасно. Літо — один із найнапруженіших туристичних сезонів року, насичений конференціями, візитами до клієнтів, поїздками, пов’язаними з проектами, та відпустками, які іноді перетинаються з діловою діяльністю, так само як часто перетинається використання транспортних засобів для особистих і ділових цілей. 

Це ідеальний момент, щоб ще раз з’ясувати, які витрати на поїздки підлягають відрахуванню, як їх правильно документувати та як не упустити можливість законної економії на податках. Пробіг, витрати на транспортний засіб, проживання та витрати, пов’язані з подорожами, можуть суттєво зменшити оподатковуваний дохід, але лише за умови їхнього правильного застосування. Розуміння цих правил уже зараз допоможе фрілансерам отримати максимальну користь від літніх подорожей, дотримуючись при цьому всіх вимог законодавства. Ось короткий посібник, який допоможе вам зробити це правильно.

Ознайомтеся з оновленими ставками IRS за пробіг на 2026 рік

Переглянуті стандартні ставки за пробіг, що набирають чинності 1 липня, становлять: 

• 76 центів за милю для ділових поїздок (зростання з 72,5 центів), 
• 23,5 цента за милю для медичних цілей та переїздів — це підвищення з 20,5 цента за милю для кожної з цих категорій. 
• 14 центів за милю для відрахування за благодійні внески залишається без змін.

Ставка за пробіг у службових цілях є тією, на яку найбільше покладаються фрілансери. Вона дозволяє віднімати витрати на експлуатацію вашого автомобіля без необхідності відстежувати фактичні витрати, такі як пальне, технічне обслуговування або амортизацію. IRS вимагає детальних записів, а це означає, що ви повинні фіксувати пробіг у міру його набору. Цифровий журнал пробігу або додаток — це найпростіший спосіб дотримуватися вимог.

Службове та особисте використання: найважливіша межа

Відрахуванню підлягають лише милі, пройдених у службових цілях. Це здається простим, але літні подорожі часто розмивають цю межу. До службових миль належать поїздки на зустрічі з клієнтами, до тимчасових місць роботи, на конференції, на об’єкти будівництва або для закупівлі матеріалів. Особисті милі, такі як поїздки на роботу, у справах, сімейні подорожі або розважальні заходи, не підлягають відрахуванню.

Поїздки змішаного призначення вимагають ретельного документування. Якщо ви їдете на конференцію, а потім залишаєтеся на два додаткові дні у відпустці, пробіг до місця проведення конференції та назад підлягає відрахуванню, але особиста частина — ні. Це розмежування є особливо важливим влітку, коли багато фрілансерів поєднують ділові поїздки з особистим дозвіллям.

Інші відрахування, пов’язані з транспортними засобами, про які слід пам’ятати фрілансерам

Пробіг — не єдиний вид відрахування. Фрілансери, які використовують свої автомобілі для роботи, також можуть мати право на:

Фактичні витрати на транспортний засіб. Замість використання стандартної ставки за пробіг ви можете віднести до витрат фактичні витрати, такі як пальне, ремонт, страхування, реєстраційні збори та амортизація. Ви повинні вибрати або стандартну ставку за пробіг, або фактичні витрати за рік.

Паркування та дорожні збори. Ці витрати підлягають відрахуванню на додаток до пробігу, якщо вони безпосередньо пов’язані з діловими поїздками.

Відсотки за автокредитами або лізингові платежі. Частина цих витрат може підлягати відрахуванню відповідно до відсотка використання автомобіля у ділових цілях.

Точне ведення обліку є надзвичайно важливим. Якщо ваш транспортний засіб використовується на 60 % у службових цілях, відрахуванню підлягає лише 60 % фактичних витрат.

Відрахування на проїзд та проживання: актуальні рекомендації щодо літніх подорожей

Літо — пік сезону професійних конференцій, галузевих заходів та поїздок, що поєднують роботу та відпочинок. Податкова служба США (IRS) дозволяє віднімати витрати на подорожі, які є звичайними, необхідними та безпосередньо пов’язаними з вашим бізнесом.

До витрат на подорож, що підлягають відрахуванню, належать вартість авіаквитків, проживання, оренда автомобілів, витрати на спільні поїздки, збори за багаж, 50 % вартості харчування, пов’язаного з бізнесом, чайові, витрати на інтернет, необхідний для роботи, та реєстраційні внески за участь у конференціях. Ці відрахування можуть швидко накопичуватися, особливо для фрілансерів, які часто подорожують.

Однак дні особистого відпочинку не підлягають відрахуванню. Харчування, що не має ділової мети, також не підлягає відрахуванню. Сімейні подорожі не підлягають відрахуванню, за винятком випадків, коли член сім’ї є законним працівником, який подорожує у службових справах. Якщо ваша подорож має переважно діловий характер, ви можете відрахувати витрати на подорож, навіть якщо до неї додаються дні особистого відпочинку. Якщо ваша подорож має переважно відпочинковий характер, відрахуванню підлягає лише чітко задокументована ділова частина.

Дотримуйтесь вимог законодавства під час сезону подорожей, щоб зберегти право на податкові відрахування для фрілансерів

Багато фрілансерів поєднують ділові поїздки з особистим відпочинком влітку. Щоб дотримуватися вимог законодавства, зберігайте квитанції за всі витрати, пов’язані з бізнесом, документуйте ділову мету кожного дня, відокремлюйте ділові обіди від особистих, ведіть облік пробігу під час поїздок у службових справах та зберігайте програми конференцій або підтвердження реєстрації. Податкова служба США (IRS) не очікує досконалості, вона очікує чіткості.

Оновлені ставки IRS за пробіг — це своєчасне нагадування про те, що варто переглянути свої звички щодо ведення обліку та переконатися, що ви враховуєте всі законні відрахування. У міру збільшення кількості літніх подорожей пам’ятайте про розмежування між діловими та особистими витратами та ретельно документуйте витрати. За умови належного обліку та чіткого розуміння правил пробіг, витрати на транспортний засіб та відрахування за поїздки можуть стати потужними інструментами для управління вашими податковими зобов’язаннями як фрілансера протягом року.

Якщо у вас є запитання щодо того, як ці правила застосовуються до вашої конкретної ситуації, проконсультуйтеся з податковим фахівцем, який добре знається на податкових питаннях, пов’язаних із фрілансом та самозайнятістю.